移転はとても大変

オフィス移転をするというのは様々な理由があります。
新しい事業を始めたり従業員が増えたり、といった良い理由もあれば業務縮小や経費削減と言ったよくない理由のこともあります。
ただ、どちらの理由であったとしても移転をすることで気分を一新することができオフィス内に良い効果を作ることができます。

その反面オフィス移転をするとなるととても大変になります。
業務をしながらも物件を探したり移転するための引越し準備をする必要があります。
また移転後も運んだ荷物を解いてレイアウトを完成させる必要があります。

会社の業種によっては休暇を作ることなくこの作業をする必要がありますし、休暇を作ればその間の仕事ができなくなり利益を減らすことにもつながります。
そこで、少しでも効率よく移転作業が進むよう上手にスケジュールを組むことが重要です。

移転の際に気をつけるべきこと

オフィスの移転をするというのは、個人の引越しとは様々なことが異なります。
まずは、引越しで必要となる経費が個人の引越しよりは大幅にかかる点です。
固定費を削減するために引越ししたはずなのに、その引越し代や移転先の敷金礼金、家具の代金といったものを支払うと大幅に経費を使うことになりロスが増えることがあります。
移転の目的を明確にし、それに使うことができる予算をしっかりと決め条件の範囲内で済ませることができるようにすることが重要です。

そのためには、なぜ移転をするのかを箇条書きにして理由を明確にし、さらに新しいオフィスの条件を書き出しておききになる物件が出てきたらすぐに条件の確認をして契約できるよう優先順位まで明確にして置くとスムーズに動けます。
個人の自宅とは違い、オフィス物件というのは良いものはすぐに借り手がついてしまうので、このようなスピードがある行動が求められます。

スケジューリング

移転を決めたらそれに向けての行動をしっかりとスケジューリングしていきます。
現オフィスの契約解除の時期と新しいオフィスの契約開始時期を調整して少しでも二重に賃料を支払わなくて良いように手続きを進めていきます。
また、そのスケジュールに合わせて引越し業者を依頼したり、現状復帰のための工事の依頼も進めていきます。

他にもオフィスを移転するための手続きの準備や顧客へのアナウンスの準備も進めていきます。
業種によっては移転をすることで告知のメールや広告を配布したりセールをしたりということも出てきますからそのスケジュールを立てることも必要です。

これらの作業と並行して移転先のオフィスデザインも決めていく必要があります。
デザインを決めるのが自分たちで難しければデザイナーに依頼をしてレイアウトデザインを決めてもらいます。
その際に必要となる家具が新たに出てくれば、それらの購入も必要です。

一般的に移転を決めてから実際に移転するのは半年から一年であると言われています。
スケジュールを組みながら社員に無理をさせないように、そしてなおかつすこしでも経費を抑えて移転ができるようにスケジュールを組んでいくことが重要です。